Jenis, Hubungan, Langkah, Cara Efektif, Hambatan dalam berkomunikasi Melalui Telepon

Hubungan telepon adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/ berita/ pesan dari satu pihak ke pihak lain.

Jenis Hubungan Telepon

Bila ditinjau dari jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokan menjadi empat kelompok, yaitu sebagai berikut.

v  Hubungan Intern, yaitu hubungan telepon yang dilakukan didalam suatu kantor atau organisasi, antar unit kerja dalam suatu kantor

v  Hubungan Lokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu dalam satu kota

v  Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan antarkota atau antarprovinsi dalam satu negara.

Contoh: Willy akan melakukan hubungan interlokal ke kota Cirebon. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1). Menekan nomor kode wilayah Cirebon, yaitu : 0231

2). Menekan nomor telepon yang dituju, misalnya: 206196

Jadi, menekan angka-angka: 0231206196, ditulis (0231)206196 atau 0231-206196

v  Hubungan Internasional, yaitu hubungan telepon dari satu negara ke negara lain.

Etika Bertelepon

·      Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan-pesan yang di terima dan harus di catat.

·    Pegang gagang pesawat telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara menjadi jelas terdengar dan suara yang di terima juga jelas.

·       Usahakan bunyi napas teratur dengan baik.

·       Hindari menggunakan kata “Halo”.

·       Berusahalah menyimak dengan baik  yang di bicarakan penelepon.

·       Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon.

·       Bicaralah dengan sikap menyenangkan.

·     Berbicaralah dengan tempo suara  yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat.

·   Seorang penelepon sebaiknya mengetahui nama siapa yang akan ditelepon, jabatannya, dan perusahaanya.

·       Jangan menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi.

·       Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu.      

Langkah-Langkah Menelepon

1.       Mengetahui tujuan menelepon

2.       Susun secara teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibiacarakan

3.       Siapkan nomor telepon yang dituju

4.       Bolpoin atau pensil dan kertas selalu disediakan saat melakukan hubungan telepon

5.       Angkat gagang tetelpon dan tekan nomor telepon dengan jari telunjuk

6.       Dengarkan nada panggil

7.       Lakukan panggilan

8.    Bila ada gangguan atau sedang sibuk, letakkan kembali gagang telepon. Tunggu beberapa saat, kemudian coba telepon lagi

9. Apabila tersambung, ucapkan salam dan identitas diri. Kemudian sebutkan nama perusahaan/instansi yang dituju agar tidak terjadi kesalahan.

10.   Sebutkan nama orang yang diajak berbicara bila sudah mengenalnya

11.   Apabila percakapan harus ditindaklanjuti, atur tindaklanjutnya

12.   Tutup pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih, tutup gagang telepon dengan hati-hati

Langkah-Langkah Menerima Telepon

1.       Mengangkat Telepon yang berdering

2.       Mengucapkan salam pembuka dan identitas diri

3.       Menanyakan akan disambungkan  dengan siapa  dan bagian apa

4.       Apabila orang yang dituju ada, katakan bahwa ada penelepon yang ingin berbicara

-          Jika bersedia menerima telepon, sambungkan teleponnya

-          Jika tidak bersedia menerima telepon, katakan kepada penelepon bahwa orang yang dituju tidak ada dan tanyakan mungkin ada pesan yang ingin disampaikan atau nomor yang bisa dihubungi

5.       Tutup Pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih

Hal-hal yang harus di catat saat menerima telepon:

ü  Mencatat semua pesan yang masuk denga rapi dan jelas.

ü  Membubuhi tanggal, bulan, dan tahun serta jam pesan tersebut datang.

ü  Mencatat identitas lengkap penelepon dan nama perusahannya.

ü  Letakkan catatan pesan-pesan tersebut di meja pimpinan atau di meja karyawan yang berhak menerima telepon tersebut.

Bertelepon yang efektif :

1.       Jelas. Dalam berbicara harus jelas. Hindri penggunaan jargon (istilah-istilah) yang kurang dipahami dan pastikan anda mengerti dan dimengerti dengan memberikan dan meminta tanggapan.

2.       Ringkasan. Rencanakan tujuan melakukan hubungan telepon. Tetpakan kepada siapa anda ingin berbicara, ketahui apa aja yang akan anda katakana/ bicarakan, serta siapkan informasi apapun didekat anda saat menelepon.

3.       Sopan. Bersikaplah denang sopan. Hindari menelepon jika anda sedang marah/ kesal dan jangan biarkan perasaan anda terlihat dari nada suara anda. Gunakan nama pribadi bila di perlukan, dengarkan nada suara lawan bicara anda, dan tersenyumlah.

Kendalikan pembicaraan. Dalam berbicara harus teteap tenang dan focus pada topic yang dibicarakan. Bersikaplah tegas terhadap topik yang dibicarakan

Hambatan-Hambatan dalam Bertelepon

·                Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon

Faktor kondisi fisik peralatan telepon yang menjadi hambatan dalam bertelpon, yaitu sebagai berikut.

ü  Suara berisik tidak jelas

ü  Suara hilang-timbul

ü  Suara tiba-tiba mengecil

ü  Saat memutar/menekan nomor telepon tidak mendengar nada kontak

ü  Tidak terdengar nada sambung

ü  Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung 

·         Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)

Faktor Pemakai (komunikan dan komunikator)yang menjadi hambatan dalam bertelepon, yaitu sebagai berikut.

a.     Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan

b.    Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

c.     Berbicara terlalu cepat

d.    Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain

e.     Berbicara sambil bersenda gurau

f.      Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan

g.     Berbicara dengan desah nafas terdengar

h.    Letak gagang pesawat telepon terlalu ke atas atau ke bawah 

Istilah Telepon yang Umum dalam dunia Perhotelan

Istilah-Istilah Telepon

Istilah	Arti
On Line	Suatu keadaan dimana telepon yang dituju sedang digunakan
Collect Call / Transferred Charge Calls	Percakapan yang diminta seseorang, dimana biaya ditanggung oleh penerima telepon
Long Distance Calls	Percakapan telepon dengan tujuan ke wilayah/ kota lain tetapi masih dalam satu negara
City Calls	Percakapan telepon yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain dalan satu wilayah / kota
Personal Calls	Kegiatan menelepon melalui operator telepon, telepon hanya disambungkan kpadanya bila orang yang dituju ada, dicatat sebagai beban biaya pribadi
SLI (Sambungan Langsung Internasional)	Hubungan telepon ke luar negeri
SLJJ (Sambungan Langsung Jarak Jauh)	Hubungan Telepon jarak jauh
International Direct Dial Calls (IDD Calls)	Permintaan Percakapan jarak jauh antarnegara, hubungan ini dilakukan melalui operator telepon (Biasa juga disebut overseas call)
Extension / Interline	Menelepon dengan menggunakan nomor extension, yaitu sambungan telepon dari luar perusahaan/instansi ke nomor telepon yang terdapat dalam perusahaan/instansi
Direct Line	Percakapan telepon yang dilakukan seseorang di luar perusahaan tanpa melalui operator telepon
House Phone	Fasilitas telepon yang disediakan untuk tamu, gunanya agar  tamu dapat menghubungi langsung nomor telepon yang ada dalam hotel
Incoming Calls	Menerima sambungan telepon dari luar perusahaan melalui operator telepon
Out Calls	Sambungan telepon dari dalam kantor ke luar kantor
Toll Free Calls	Percakapan telepon dengan system pelayanan otomatis, dimana biaya di tanggung kepada orang yang dipanggil.
Person to Person Calls	Permintaan percakapan telepon dengan pesan agar disambungkan dengan orang tertentu
Department to Department	Sambungan telepon yang terjadi dalam perusahaan, antara satu department dengan department lainnya
Fixed Time Calls	Fasilitas yang dihubungkan dengan orang tertentu pada waktu yang telah ditentukan.
Telephone Credit Card	Layanan telepon yang untuk seseorang yang menggunakan kartu kredit, tagihan akan dipungut melalui bank yang mengeluarkan kartu kredit tersebut.
Charge Advisory Calls	Layana telepon untuk mengetahui biaya dan lamanya percakapan telepon
Temporary  Transfer Calls	Kesepakatan yang dibuat seseorang dengan kantor telepon untuk mentransfer nomor telepon ke nomor telelpon lain secara otomatis pada suatu saat tertentu
Freefone (Bebas Pulsa)	Fasilitas yang disediakan kantor telepon yang memungkinkan pelanggan untuk menelepon tanpa membayar, karena beban tagihan ditanggung oleh perusahaan

Rektori Telepon

Di rektori-rektori telepon:

v  Buku telepon, yaitu buku kumpulan data informasi yang berhubungan dengan telepon, seperti data-data nama perorangan, nama perusahaan swasta maupun pemerintahan, nama lembaga, lengkap dengan alamat dan nomor telepon tercantum

v  Buku telepon umum, yaitu buku telepon yang di keluarkan oleh PT Telkom, yang memuat nama, nomor telepon, dan alamat dari semua PT Telkom, serta memuat juga berbagai petunjuk tata cara penggunaan telepon.

v  Yellow pages, yaitu bagian dari buku telepon yang dikeluarkan PT Telkom, tetapi terpisah yang sering disebut ”halaman kuning”.

v  Buku telepon khusus, yaitu buku yang memuat nama-nama perorangan, nama instansi, atau perusahaan, lengkap dengan alamat, nomor telepon, nomor handphone pihak-pihak yang terkait, sehingga setiap saat dapat dipergunakan dengan cepat.

3 Jenis Nada telepon yang perlu diketahui

Jenis – Jenis Nada telepon

Ø  Dialing Tone (Nada Pilih)

Nada pilih adalah nada yang dikirimkan oleh telepon sentral ke pesawat telepon di bagian lain, sebagai tanda jaringan tersedia dan siap untuk digunakan.

Ø  Ring Back Tone (RBT atau Nada panggil/balik)

Nada panggil/ balikadalah nada-nada sela pada saat anda melakukan hubungan telepon kepada seseorang, tetapi sebelum di angkat oleh pemiiknya.

Ø  Dial (Rotary Dial, Push Button Dial)

Pada saat anda akan menekan nomor telepon, pesawat telepon tersebut mengirimkan nomer dial ke telepon sentral.

Pengertian dan Jenis Pesawat Telepon

Pengertian telepon:

Telepon alat/sarana komunikasi yang di gunakan untuk menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain yang berjauhan jaraknya.

Jenis-Jenis Pesawat Telepon

1.  Dilihat dari segi kapasitas dan kemampuan jangkauannya

Pesawat Telepon Ekstern    

Digunakan untuk melakukan percakapan jarak jauh yang meliputi seluruh jaringan telepon

Pesawat Telepon Intern          

Digunakan untuk percakapan antarbagian dalam kantor

Pesawat Telelpon intercom 

    Digunakan untuk menyampaikan berita dari dalam lingkungan, dari satu bagian      ke bagian lain (menggunakan intercom)

2. Dilihat dari segi kemampuan peralatan yang digunakan

Single Line Telephone                 

Digunakan oleh masyarakat umumnya yang memiliki fasilitas telepon di rumah

Multibutton  Telephone                  

Banyak digunakan di kantor/perusahaan swasta

Pesawat telepon system hunting   

telepon dengan satu nomor telepon yang dapat digunakan secara

serentak untuk beberapa saluran.

3. Dilihat dari letaknya

Table Phone                                            

             Letaknya diatas meja

Wall Phone                                               

             Dipasang di dinding atau tembok

Telelpon mobil, pesawat, kapal

             Diletakkan di mobil, pesawat, dan kapal

Handphone                                          

             Telepon tanpa kabel yang dopat dibawa kemana-mana

4.  Dilihat dari fungsinya

Pesawat telepon informatif          

              Menerima dan menyampaikan informasi secara lisan

Facsimile                                                   

              alat elektronik sebagai fotokopi jarak jauh

Pesawat telepon internet                   

              menggunkan akses internet dalam berkomunikasi

Telepon SMS                                            

              mengirim dan menerima berita secara lisan (menggunkan handphone)

Teleconference                                       

             sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa orang saling bertelepon                      dan saling melhat melalui monitor

Telepon digital                                        

              telepon yang menggunakan mekanisme mesin

5.  Dilihat dari segi jaringan yang digunakan

Pesawat telepon jaringan kabel      

Pesawat telepon yang dihubungkan oleh kabel telepon

Pesawat telepon jaringan nirkabel (telepon satelit)

pesawat telepon yang dihubungan dengan satelit komunikasi

A. Telepon satelit tetap 

            tidak dilengkapi dengan peralatan unit yang bergerak

B. Telepon satelit bergerak 

            ditempatkan pada unit bergerak

C. Telepon pasti aplikasi tetap 

            dari layanan telekomunikasi bergerak berbasis satelit


Jenis-Jenis Switchboard :

1.      PABX (Private Branch Exchange) = Sistem hubungan telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator telepon

2.PMBX (Private Manual Branch Exchange) = sistem hubungan telepon yang pengoperasiannya melalui operator.