Jenis, Hubungan, Langkah, Cara Efektif, Hambatan dalam berkomunikasi Melalui Telepon

Hubungan telepon adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh melalui telepon untuk menyampaikan dan menerima informasi/ berita/ pesan dari satu pihak ke pihak lain.

Jenis Hubungan Telepon

Bila ditinjau dari jarak jangkauannya, hubungan telepon dapat dikelompokan menjadi empat kelompok, yaitu sebagai berikut.

v  Hubungan Intern, yaitu hubungan telepon yang dilakukan didalam suatu kantor atau organisasi, antar unit kerja dalam suatu kantor

v  Hubungan Lokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu dalam satu kota

v  Hubungan Interlokal, yaitu hubungan telepon yang dilakukan antarkota atau antarprovinsi dalam satu negara.

Contoh: Willy akan melakukan hubungan interlokal ke kota Cirebon. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1). Menekan nomor kode wilayah Cirebon, yaitu : 0231

2). Menekan nomor telepon yang dituju, misalnya: 206196

Jadi, menekan angka-angka: 0231206196, ditulis (0231)206196 atau 0231-206196

v  Hubungan Internasional, yaitu hubungan telepon dari satu negara ke negara lain.

Etika Bertelepon

·      Siapkan selalu alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan-pesan yang di terima dan harus di catat.

·    Pegang gagang pesawat telepon. Dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara menjadi jelas terdengar dan suara yang di terima juga jelas.

·       Usahakan bunyi napas teratur dengan baik.

·       Hindari menggunakan kata “Halo”.

·       Berusahalah menyimak dengan baik  yang di bicarakan penelepon.

·       Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon.

·       Bicaralah dengan sikap menyenangkan.

·     Berbicaralah dengan tempo suara  yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lambat.

·   Seorang penelepon sebaiknya mengetahui nama siapa yang akan ditelepon, jabatannya, dan perusahaanya.

·       Jangan menggunakan telepon untuk kepentingan pribadi.

·       Sebagai penutup percakapan, ada baiknya menanyakan hal-hal yang masih dapat dibantu.      

Langkah-Langkah Menelepon

1.       Mengetahui tujuan menelepon

2.       Susun secara teratur setiap pesan atau hal-hal yang akan dibiacarakan

3.       Siapkan nomor telepon yang dituju

4.       Bolpoin atau pensil dan kertas selalu disediakan saat melakukan hubungan telepon

5.       Angkat gagang tetelpon dan tekan nomor telepon dengan jari telunjuk

6.       Dengarkan nada panggil

7.       Lakukan panggilan

8.    Bila ada gangguan atau sedang sibuk, letakkan kembali gagang telepon. Tunggu beberapa saat, kemudian coba telepon lagi

9. Apabila tersambung, ucapkan salam dan identitas diri. Kemudian sebutkan nama perusahaan/instansi yang dituju agar tidak terjadi kesalahan.

10.   Sebutkan nama orang yang diajak berbicara bila sudah mengenalnya

11.   Apabila percakapan harus ditindaklanjuti, atur tindaklanjutnya

12.   Tutup pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih, tutup gagang telepon dengan hati-hati

Langkah-Langkah Menerima Telepon

1.       Mengangkat Telepon yang berdering

2.       Mengucapkan salam pembuka dan identitas diri

3.       Menanyakan akan disambungkan  dengan siapa  dan bagian apa

4.       Apabila orang yang dituju ada, katakan bahwa ada penelepon yang ingin berbicara

-          Jika bersedia menerima telepon, sambungkan teleponnya

-          Jika tidak bersedia menerima telepon, katakan kepada penelepon bahwa orang yang dituju tidak ada dan tanyakan mungkin ada pesan yang ingin disampaikan atau nomor yang bisa dihubungi

5.       Tutup Pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih

Hal-hal yang harus di catat saat menerima telepon:

ü  Mencatat semua pesan yang masuk denga rapi dan jelas.

ü  Membubuhi tanggal, bulan, dan tahun serta jam pesan tersebut datang.

ü  Mencatat identitas lengkap penelepon dan nama perusahannya.

ü  Letakkan catatan pesan-pesan tersebut di meja pimpinan atau di meja karyawan yang berhak menerima telepon tersebut.

Bertelepon yang efektif :

1.       Jelas. Dalam berbicara harus jelas. Hindri penggunaan jargon (istilah-istilah) yang kurang dipahami dan pastikan anda mengerti dan dimengerti dengan memberikan dan meminta tanggapan.

2.       Ringkasan. Rencanakan tujuan melakukan hubungan telepon. Tetpakan kepada siapa anda ingin berbicara, ketahui apa aja yang akan anda katakana/ bicarakan, serta siapkan informasi apapun didekat anda saat menelepon.

3.       Sopan. Bersikaplah denang sopan. Hindari menelepon jika anda sedang marah/ kesal dan jangan biarkan perasaan anda terlihat dari nada suara anda. Gunakan nama pribadi bila di perlukan, dengarkan nada suara lawan bicara anda, dan tersenyumlah.

Kendalikan pembicaraan. Dalam berbicara harus teteap tenang dan focus pada topic yang dibicarakan. Bersikaplah tegas terhadap topik yang dibicarakan

Hambatan-Hambatan dalam Bertelepon

·                Faktor Kondisi Fisik Peralatan Telepon

Faktor kondisi fisik peralatan telepon yang menjadi hambatan dalam bertelpon, yaitu sebagai berikut.

ü  Suara berisik tidak jelas

ü  Suara hilang-timbul

ü  Suara tiba-tiba mengecil

ü  Saat memutar/menekan nomor telepon tidak mendengar nada kontak

ü  Tidak terdengar nada sambung

ü  Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung 

·         Faktor Pemakai (Komunikator dan Komunikan)

Faktor Pemakai (komunikan dan komunikator)yang menjadi hambatan dalam bertelepon, yaitu sebagai berikut.

a.     Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan

b.    Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

c.     Berbicara terlalu cepat

d.    Meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain

e.     Berbicara sambil bersenda gurau

f.      Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan

g.     Berbicara dengan desah nafas terdengar

h.    Letak gagang pesawat telepon terlalu ke atas atau ke bawah