Suatu
proses permintaan pesanan kamar dan
fasillitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu.
WIG
(Walk in Guest) : tamu yang datang ke hotel untuk menginap tanpa melalui
reservasi.
Fungsi
reservasi
1. keuntungan bagi hotel.
ü Hotel dapat membloking kamar.
ü Hotel dapat informasi dari
calon tamu sehingga hotel dapat menyiapkan perlengkapan yang diperlukan.
ü Hotel dapat memprediksi
tingkat hunian hotel pada periode tertentu.
1.
keuntungan
bagi tamu.
ü Bisa mendapatkan kamar sesuai
yang diingikan.
ü Tamu dapat memperkirakan biaya
yang ditentukan.
Klasifikasi.
ü Individual reservation.
ü Group reservation.
ü Conference reservation
(rombongan perusahaan)
Media
Pemesanan Kamar:
Alat
penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak hotel.
ü Telephone
+:
Mudah, cepat & menghemat waktu
-:
Apabila ada kekeliruan pemesanan dan menimbulkan keluhan tamu,
+: didapat bukti karena pembicaraan tidak
direkam.
Jika
ada pemesanan di luar negeri dan penerima kurang dapat menangkap dialek bahasa
penelepon akan mengalami kesulitan sehingga terjadi kesalahan dalam mengisi
reserfation form.
ü Letter (surat)
Pemesanan
melalui surat lebih banyak dilakukan untuk pemesanan dalam jumlah besar
(group). Penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih
jelas, lengkap, mudah dimengerti, ada bukti yang nyata, apabila terjadi
kesalahan mengenai kamar.
ü Telex
Alat
pemesanan kamar yang cukup modern pada waktu itu, yaitu lebih cepat diterima,
serta ada bukti, cara mengirimnya dengan menggunakan kode-kode tertentu.
ü Faximile
Pemesanan
kamar dengan mengunakan foto copy jarak jauh sehingga berita yang disampaikan
sama persis dengan yang diterima kecepatan pengirimannya sama dengan telepon.
Selain itu faximile memiliki kelebihan dalam penggunaannya yaitu dalam kedua
belah pihak mempunyai tanda bukti sebagai konfirmasi dan setiap saat dapat
dikirim.
ü Komputer
Biasanya
digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar maupun hotel-hotel yang bertaraf
internasional yang mempunyai hubungan kerjasama dengan hotel lain (hotel chain)
melalui komputer pemesanan dapat mengetahui apakah kamar masih tersedia atau
penuh.
ü Personal (langsung)
Umber
pemesanan kamarDlakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung
datang ke hotel.
Sumber-Sumber Reservasi
Sumber
pemesanan kamar yang dibuat oleh berbagai pihak.
ü Perusahaan (swasta, asing,
gabungan)
ü Biro/Agen perjalanan
ü Tamu dibawa oleh travel agent
tersebut memerlukan tempat akomodasi.
Sumber pemesanan kamar dari travel agent
dapat digolongkan menjadi 2:
ü FIT (Free Independent
Traveler/F.Individual.T)
ü GIT (Group Inclusive Tour)/
orang-orang yang mengadakan perjalanan dalam suatu kelompok biasanya didalam
GIT sudah termasuk paket perjalanan minimal jumlah kamar dalam group sebanyak 8
kamar
ü Airlines Companies.
(awak kabin, kantor-kantor perwakilan
yang terbesar di dalam luar negri)
ü Kantor Pemerintahan
(pejabat pemerintah, tamu yang berasal
dari perusahaan negara/ BUMN)
ü Hotel Representative
ü Dari kantor perwakilan hotel
seperti perwakilan yang berada di bandara udara.
ü Tamu Hotel
Disebut juga sumber pemesan
kamar, karena tamu dapat memesan kamar bagi orang lain untuk diri sendiri utnuk
kunjungan berikutnya.
ü Carrental Company (oenyewaan
mobil)
ü Central Reservation System
Pemesanan kamar melalui jaringan komputer
yang mana jaringan itu sudah diakses ke komputer sehingga dapat melakukan
pemesanan secara langsung.
Ada beberapa jenis central reservation
system:
ü An affilsate reservation:
untuk hotel yang mempunyai mata rantai bisnis.
ü A hotel Chain Propernes Con:
Holidex (Holiday in Group Maxial)
ü Hyatt Group
ü Non Chain Properties Can LHW
(Leading Hotel of the World)
ü SRS (Steigen berger R service)
ü Non Affiliate R Network
ü Jaringan pemesanan kamar yang
tidak terikat mata rantai hotel
ü Individual Reservation
ü Intercells Agencies
ü Perusahaan yang memberikan
jasa pelayanan dalam sgala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket
pesawat, sewa mobil dsb
Menerima pemesanan kamar adalah suatu
kegiatan/proses mengumpulkan informasi/data tentang calon tamu dan orang yang
melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel sebagai
berikut:
ü Jenis dan jumlah kamar yang
diinginkan
ü Jumlah orang yang akan
menginap
ü Tanggal kedatangan dan
keberangkatan
ü Nama tamu yang menginap di
hotel
ü Nama pemesan/orang yang dapat
dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
ü Nama perusahaan/biro
perjalanan
ü Alamat dan no telp perusahaan
ü Rincian kedatangan (waktu dan
transportasi yang dapat digunakan)
ü Cara pembayaran yang digunakan
ü Permintaan khusus
ü Memeriksa ketersediaan kamar
Sebelum
menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh
seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada
table kontrol reservasi.
Tabel
ini ada beberapa macam yaitu:
FORECAST BOARD
Tabel keadaan kamar untuk masa yang akan
datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa
mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan kedepan dan
tanggal-tanggal tertera adalah mewakili informasi mengenai status kamar.
LAPORAN DI BAGIAN RECEPTION
Laporan
yang dibuat oleh reception pada umumnya disetiap hotel sama. Laporan ini akan menjadi sumber bagi
FOM untuk membuat perencanaandan keputusan yang berkaitan dengan memaksimalkan
pendapatan kamar. Laporan ini biasanya dibuat oleh night reception yang
kemudian diserahkan kepada night auditor untuk diperiksa apakah sudah sesuai
dengan catatan kejadian pada hari ini.
Laporan yang dibuat berupa laporan
tingkat hunian kamar/room sales recapitulation, laporan ini berguna, laporan
ini berguna untuk melihat berapa presentasi tingkat hunian kamar dan pendapatan
yang diperoleh dari kamar dengan menggunakan rumus sebagai:
Presentase tingkat hunian kamar yang
diisi oleh seorang tamu
total room sold/ payable:
total room sold/ payable:
total room
available 12x100%
Presentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh 2 orang tamu
total guest – total room sold:
total room sold x 100%
Rata-rata pendapatan perkamar:
total room revenue: total
room sold
TIPE PEMESANAN KAMAR
Pemesanan
kamar bergaransi/guarantees reservation.
Pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan
pembayaran. Adapun jenis guaranteed reservation adlh:
ü Pre payment.
Pembayaran oleh calon tamu untuk sejumlah harga kamar
dan fasilitas yang dipesan selama tinggal
ü Credit Card
Pembayaran
menggunakan tagihan kartu kredit
ü Advance Deposit
Pembayaran yang dibayarkan oleh calon
tamu paling sedikit 1 malam dari harga kamar.
ü Corporated Agreement
Bentuk kerjasama dimana perusahaan
menyetujui untuk membayar sejumlah harga yang ditentukan oleh pihak hotel. Yang
perlu diperhatikan sejumlah fasilitas dalam corporated, jenis kamar.
ü Travel agen voucher
Pembayaran
yang dilakukan di travel agen
Pemesanan kamar tidak bergaransi/ no
guaranteed reservation. Waktu pembayaran reservasi pkl 18.00 waktu setempat
(six pm release)
MEMERIKSA KETERSEDIAAN KAMAR.
Sebelum menerima suatu pemesanan kamar,
adalah hal yang sangat penting dilakukan
oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa
keadaan kamar yang tersedia pada table Control Reservasi.
Table ini ada
beberapa macam:
FORECAST
BOART/TABLE
keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender.
Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilka dalam periode
untuk 4 bulan kedepan dan tanggal-tanggal tertera adalah adalah informasi
mengenai status kamar.
TABEL PEMESANAN KAMAR/RESERVATION CHART: Banyak hotel yang
menggunakan reservation chart/tabel pemesanan kamar, tabel tersebut digunakan
untuk menampilkan & mendata kamar yang tersedia. Reservation chart bisa
dibedakan menjadi 2 bentuk.
TABEL CONVENTIONAL CHART
DENSITY CHART
Tidak ada komentar:
Posting Komentar